5 sposobów na organizację ciekawej konferencji

Organizacja konferencji może być niezwykle satysfakcjonującym doświadczeniem. Spotkanie z naukowcami i ekspertami jest wspaniałą szansą na zdobycie nowych, przydatnych umiejętności. Jednak zorganizowanie takiego wydarzenia stanowi nie lada wyczyn. Trzeba wszystko starannie przemyśleć i zorganizować. Musisz się skoncentrować nie tylko na motywie przewodnim konferencji, ale też promocji, mediach społecznościowych, cateringu i kwestiach logistycznych.

Oprogramowanie konferencyjne

Nie jest to tylko ciekawy dodatek. Ułatwia zaplanowanie i zorganizowanie całego wydarzenia. Eliminuje niekończącą się pracę papierkową. Pomaga całemu zespołowi lepiej współpracować. Na dłuższą metę pozwala też sporo zaoszczędzić.

Bezpłatne oprogramowanie, takie jak Slack do przesyłania wiadomości projektowych i Skype do grupowych połączeń wideo, może wyeliminować problemy komunikacyjne. Przyspiesza cały proces organizacyjny.

A jeśli chodzi o zarządzanie licznymi zadaniami, zwróć uwagę na Asanę i Trello. Dobrej jakości oprogramowanie pozwala na gromadzenie i przeglądanie zgłoszeń, tworzenie programu i rejestrację delegatów. 

Delegacja zadań

Zorganizowanie konferencji wymaga ogromnej pracy. Dlatego oddeleguj przynajmniej część zadań innym członkom zespołu. Sposób organizacji wydarzenia będzie prawdopodobnie uzależniony od współpracujących z Tobą osób. Jeśli masz mały zespół, każda osoba może być odpowiedzialna za kilka obszarów. Jeśli jednak współpracujesz z większą ekipą, każda osoba może czuwać nad jednym, konkretnym zadaniem np. sponsoringiem, marketingiem lub cateringiem.

Ostrożnie wybierz miejsce

Pamiętaj, że sala konferencyjna w Krakowie musi odpowiadać potrzebom Twoim i delegatów. Zwróć uwagę na to, czy miejsce jest wygodne i przestronne. Zobacz, w jaki sposób jest skomunikowane.

Oświetlenie i akustyka są często pomijane przy wyborze miejsca na konferencję, ale mają ogromny wpływ na wrażenia uczestników. 

Zwróć uwagę na dodatkowe koszty, takie jak opłaty za korzystanie z usług zewnętrznych dostawców, parking lub Wi-Fi. Jeśli o chodzi o całkowity koszt, zobacz, czy istnieje możliwość negocjacji. Nawet małe dodatkowe korzyści, takie jak bezpłatna kawa i herbata, pozwalają sporo zaoszczędzić.

Strona internetowa poświęcona konferencji

Warto stworzyć stronę www poświęconą danej konferencji. Możesz na niej odpowiadać na pytania odwiedzających. Daj im też możliwość przesłania karty zgłoszeniowej, zarejestrowania się i nawiązania kontaktu. 

Skoncentruj się na atrakcyjnej, przejrzystej szacie graficznej. Strona powinna powitać gości najważniejszymi informacyjnymi związanymi z Twoją konferencją. Zastanów się, jaki jest jej motyw przewodni oraz gdzie i kiedy ma się dokładnie odbyć. Staraj się umieścić wszystkie te dane “nad zakładką” na stronie głównej. To ta część strony, która jest widoczna bez przewijania.

Zaproś znanych ekspertów.

Dobry wykład przewodni lub plenarny przyciągnie delegatów. Nada odpowiedni ton konferencji. Zwróć też uwagę na różnorodność. Organizując konferencję budowlaną, zaproś specjalistów z różnych gałęzi gospodarczych. Zaproś zarówno młodych, jak i starszych specjalistów. Upewnij się, że masz plan B, na wypadek, gdyby mówca zrezygnował w ostatniej chwili.